UpKnowledge: Meeting Efisien Lewat Chatroom

Sunday, February 3, 2013

Meeting Efisien Lewat Chatroom

Meeting atau rapat merupakan kegiatan yang umumnya dilakukan secara rutin di perusahaan. Bahkan, rapat telah menjadi agenda yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja dan kemajuan perusahaan. Namun, sering kali kegiatan tersebut sulit terselenggara karena tidak semua orang dapat dikumpulkan di suatu tempat dalam satu waktu. Padahal, di zaman teknologi komunikasi dan informasi sekarang ini, masalah tersebut tidak perlu terjadi. Rapat dapat dijalankan lebih efektif dan efisien di manapun dan kapanpun.

virtual_met Budaya chatting sudah menjadi bentuk komunikasi langsung yang umum. Teknologi komunikasi dengan chatting sekarang sudah dapat melibatkan gambar dan suara. Keunggulan dan kelengkapan dimensi komunikasi ini dapat dimanfaatkan untuk melakukan aktivitas pertemuan dalam sebuah perusahaan, dalam konteks formal maupun informal.

Dengan menggunakan chat room sebagai pengganti ruang pertemuan, kegiatan ini akan dapat dilaksanakan dengan biaya murah. Transportasi dan akomodasi dapat dihapus dari anggaran. Koneksi? Bukan masalah, karena hampir sebagian besar gedung perkantoran sudah dilengkapi fasilitas koneksi internet.

Pertanyaannya adalah, dimensi chatting yang bagaimana yang diperlukan? Jika hanya menggunakan teks biasa, kecepatan 28,8 Kbps sudah sangat mencukupi. Jika ditambah video dan suara, otomatis kecepatan perlu ditambah. Koneksi memang berperan penting, namun bukan suatu prioritas khusus.

Isu penting lainnya adalah keamanan. Konferensi lewat chat room berisiko disadap penyusup yang menguping atau bahkan berniat mengacau. Jika user account dan password biasa tidak mengurangi kekhawatiran Anda, gunakanlah virtual private network. Teknologi ini dapat mengubah jaringan umum menjadi jaringan pribadi. Aplikasi komunikasi yang ditawarkan dalam satu paket Windows oleh Microsoft rasanya sudah lebih dari mencukupi. Net meeting memiliki fasilitas yang diperlukan untuk kegiatan ini, yaitu sarana audio visual, whiteboard, dan tentu saja chatting.

Aplikasi lain juga tersedia, seperti pada media messenger atau chat room di berbagai portal internet. Anda tinggal memilih sesuai kebutuhan dan kemampuan Anda. Perangkat yang dibutuhkan untuk rapat virtual ini adalah komputer dengan kemampuan multimedia dan networking. Perangkat multimedia yang diperlukan adalah sound system, mikrofon, dan webcam yang memenuhi standar kebutuhan. Untuk video conference, perangkat tersebut ditambah dengan headset. (*/PC Media)